โปรแกรมบัญชีและบริหารงานขาย "Smile Account Hero" ได้รับการออกแบบจากประสบการณ์ใช้งานจริงและพัฒนาอย่างพิถีพิถันจากความต้องการที่แท้จริงของผู้ใช้งานในองค์กรขนาดใหญ่ โดยสามารถควบคุมสต็อก ต้นทุน และตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง (Drill Down) ได้อย่างละเอียดในทุกมิติ โปรแกรมนี้รองรับปริมาณข้อมูลขนาดใหญ่ เช่น รายการขายมากกว่า 4 ล้านรายการ และสินค้ากว่า 30,000 รายการ โดยยังคงประสิทธิภาพในการทำงานที่รวดเร็ว ถูกต้อง และปลอดภัยสูงสุด แม้ในช่วงการแพร่ระบาดของโควิด-19 โปรแกรมสามารถรองรับการทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) ได้ทันที โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เสริมใดๆ เพิ่มเติม ทำให้มั่นใจได้ถึงความปลอดภัยและประสิทธิภาพที่เทียบเท่ากับการใช้งานจากสำนักงาน

คุณสมบัติเด่นของระบบ

■ โครงสร้างระบบ (Architecture)

ระบบ Multi-Tier Application ช่วยลดปัญหาคอขวดของระบบ Client/Server แบบดั้งเดิม โดยการแยกหน้าที่การทำงานออกเป็นหลายชั้น เช่น ชั้นแสดงผล ชั้นประมวลผล และชั้นฐานข้อมูล ทำให้สามารถขยายการใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การใช้ Disconnected Dataset ช่วยให้การดึงข้อมูลทำได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ตลอดเวลา

■ ฐานข้อมูล

ใช้ Microsoft SQL Server Express ซึ่งเป็นฐานข้อมูลระดับองค์กรที่สามารถใช้งานได้ฟรี มีความเสถียรสูงและเหมาะกับงานที่มีปริมาณข้อมูลมาก โดยไม่แนะนำให้ใช้ MS Access หรือ FoxPro เนื่องจากมีข้อจำกัดด้านเสถียรภาพและประสิทธิภาพในการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก

■ ระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

สามารถกำหนดรอบเวลาในการสำรองข้อมูลแบบอัตโนมัติ และสำรองข้อมูลได้พร้อมกันหลายฐานข้อมูล ทำให้ลดความเสี่ยงในการสูญหายของข้อมูล และช่วยให้องค์กรมีแนวทางการบริหารจัดการความเสี่ยงด้าน IT อย่างเป็นระบบ

■ ระบบแจ้งเตือน (Alert System)

รองรับการแจ้งเตือนตามเงื่อนไขของผู้ใช้งาน เช่น เตือนใบแจ้งหนี้ครบกำหนด เตือนการบันทึกรายการซ้ำ หรือตั้งค่าให้เตือนอัตโนมัติเมื่อเข้าสู่ระบบ เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดและลดงานติดตามในแต่ละวัน

■ การใช้งานแบบออนไลน์หลายสาขา

รองรับการใช้งานระบบบัญชีผ่าน Internet โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมช่วย Remote อื่นๆ ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงระบบจากสาขาใดก็ได้ผ่านมาตรฐานการเชื่อมต่อที่ปลอดภัย เช่น XML และ WCF Data Services พร้อมระบบเข้ารหัสข้อมูลก่อนการรับส่ง ช่วยลดปริมาณการใช้ Bandwidth และเพิ่มความปลอดภัย

■ การติดตั้งและอัปเกรดระบบ

เมื่อมีการอัปเดตโปรแกรม ผู้ดูแลระบบสามารถติดตั้งเฉพาะที่เครื่อง Server ได้เพียงเครื่องเดียว เครื่องลูกข่ายอื่นๆ จะทำการอัปเดตตามอัตโนมัติเมื่อเปิดใช้งาน ช่วยลดภาระงานและลดข้อผิดพลาดจากการติดตั้งทีละเครื่อง

■ เครื่องมือช่วยเหลือภายในระบบ

โปรแกรมมาพร้อมคู่มือการใช้งาน วิดีโอแนะนำการใช้งาน (VDO Tutor) และคำแนะนำแบบ Tooltips ภายในโปรแกรม รวมถึงระบบ Help ที่สามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา ช่วยให้ผู้ใช้งานเรียนรู้และใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

■ การเตรียมข้อมูลก่อนเริ่มใช้งาน

รองรับการนำเข้าข้อมูลเริ่มต้น เช่น รายการสินค้า ลูกค้า เจ้าหนี้ ผ่านไฟล์ Excel ตามรูปแบบที่กำหนด ช่วยให้การเริ่มต้นใช้งานเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการ Set Up ระบบใหม่

■ การ Import ข้อมูลทางบัญชี

สามารถนำเข้ารายการคงค้าง เช่น สต็อก ลูกหนี้ เจ้าหนี้ เข้าสู่ระบบได้ทันที เพื่อให้การใช้งานต่อเนื่องจากระบบเดิมเป็นไปอย่างราบรื่น และไม่สูญเสียข้อมูลสำคัญ

■ Document Flow

แสดงขั้นตอนของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับแต่ละกระบวนการ เช่น จากใบเสนอราคาสู่ใบสั่งขาย ใบกำกับภาษี การรับชำระ และการออกเช็ค ช่วยให้ติดตามสถานะและควบคุมเอกสารได้อย่างเป็นระบบ

■ การออกแบบฟอร์มเอกสาร

ผู้ใช้งานสามารถออกแบบฟอร์มได้เองภายในระบบแบบลากวาง (Drag & Drop) ใช้งานง่าย เหมือนโปรแกรม Microsoft Word รองรับฟอร์มหลากหลายรูปแบบ และสามารถสั่งพิมพ์พร้อมกันหลายฟอร์มได้

■ เทคโนโลยีการพัฒนา

พัฒนาโดยใช้ C# .NET และ WCF Data Services ทำให้ระบบมีความยืดหยุ่น ทันสมัย และสามารถปรับขยายหรือบูรณาการกับระบบอื่นๆ ได้ง่าย

■ ระบบ Import / Export

สามารถนำเข้าหรือส่งออกข้อมูลเป็น Excel ได้ รองรับการโอนข้อมูลระหว่างบริษัท และการส่งออกเป็น PDF หรือ Text File พร้อมรูปแบบเอกสารที่เหมือนรายงานจริง

■ สถาปัตยกรรมระดับ Enterprise

รองรับการแยก Application Server และ Database Server ออกจากกัน ช่วยกระจายโหลดการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพของระบบ และรองรับผู้ใช้งานจำนวนมากได้อย่างเสถียร

■ ระบบ Workflows อัตโนมัติ

ระบบ Workflow จะช่วยให้แต่ละกระบวนการทำงานเชื่อมโยงกันอย่างอัตโนมัติ เช่น เมื่อบันทึกขายแล้วติดวงเงิน ระบบจะรออนุมัติก่อนส่งเอกสารต่อ พร้อมแจ้งเตือนไปยังผู้ที่มีสิทธิ์อนุมัติ

■ ความปลอดภัยของฐานข้อมูล

แยกสิทธิ์ผู้ใช้งานซอฟต์แวร์ออกจากสิทธิ์ฐานข้อมูล เช่น SA เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่เหมาะสม และลดความเสี่ยงจากการถูกโจมตี

■ Business Logic Layer ที่เครื่องเซิร์ฟเวอร์

ย้ายการประมวลผลทั้งหมดมาไว้ที่ฝั่ง Server ช่วยให้ระบบเร็วขึ้น และลดภาระการประมวลผลของเครื่องลูกข่าย

■ Multi-tasking & Navigator Bar

สามารถเปิดหน้าจอการทำงานหลายหน้าพร้อมกันได้ เช่น เปิดหน้าจอขายหลายบิลในเวลาเดียวกัน ช่วยเพิ่มความสะดวกและประสิทธิภาพในการทำงาน

■ ระบบค้นหาขั้นสูง

รองรับการค้นหาด้วยคำไม่เรียงลำดับ เช่น ค้นหาคำว่า "แดง น้ำ" จะสามารถหา "น้ำแดง" ได้โดยใช้การเว้นวรรคคั่น

■ บริการหลังการขาย

ให้บริการผ่าน Call Center และระบบ Remote Service พร้อมสอนใช้งานผ่าน Zoom ทำให้สามารถช่วยเหลือผู้ใช้งานได้ทันทีจากระยะไกล

■ ระบบ Drill Down

สามารถคลิก Drill Down จากรายงาน หรือข้อมูลสรุป ไปยังรายละเอียดของเอกสารต้นทางได้ เช่น จาก MIS ไปยังรายการรายวัน เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลอย่างลึกซึ้ง

■ ระบบกลุ่มเอกสารรายวัน

รองรับการสร้างกลุ่มเอกสารหลายกลุ่ม เช่น แยกกลุ่มการขายหน้าร้าน กับการขายออนไลน์ และสามารถกำหนดรูปแบบการโพสต์บัญชีได้ต่างกันในแต่ละกลุ่ม

■ ระบบ MIS

ทุกโมดูลมี Dashboard และข้อมูลสรุปแบบเรียลไทม์ พนักงานสามารถดูข้อมูลย้อนหลัง วิเคราะห์แนวโน้ม และตรวจสอบประวัติการขาย การชำระเงิน หรือสถานะเครดิตได้ทันที