การขึ้นระบบโปรแกรมบัญชีออนไลน์
ลำดับขั้นตอนในการใช้งานโปรแกรมบัญชี Smile Account Charming
เพื่อให้ง่ายในการใช้งานโปรแกรม จึงจะสรุปขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานโปรแกรมดังนี้
1.สร้างบริษัททำงานใหม่ โดยไปที่เมนู “Admin->จัดการกับข้อมูล->สร้างบริษัททำงานใหม่” เป็นการสร้างบริษัทหรือสร้างฐานข้อมูล (Database) เพื่อใช้จัดเก็บข้อมูลต่างๆ โดย 1 ฐานข้อมูลคือ 1 บริษัท
2. บันทึกข้อมูลบริษัท โดยไปที่เมนู “เริ่มต้น->บันทึกข้อมูลบริษัทและกำหนดค่าการใช้งาน” เป็นการกำหนดชื่อที่อยู่บริษัทและกำหนดค่าการใช้งานต่างๆ (Option) เพื่อให้โปรแกรมทำงานในขั้นตอนบางอย่างตามที่ต้องการ ถ้าไม่กำหนดก็จะเป็นขั้นตามที่โปรแกรมกำหนดไว้ เช่น กำหนดให้ต้องอนุมัติใบเสนอราคาก่อนจึงจะเปิดบิลขายได้ เป็นต้น
3. สร้างรหัสผู้ใช้งานโปรแกรมบัญชี โดยไปที่เมนู “Admin->บันทึกรหัสผู้ใช้งาน” เป็นการกำหนดรหัสผู้ใช้งานและรหัสผ่าน ที่จะเข้าสู่โปรแกรม เพื่อใช้ในการกำหนดหน้าที่การทำงาน(สิทธิ์ใช้งาน) และเพื่อสารมารถตรวจสอบได้ว่าใครทำอะไร หน้าจอไหนบ้าง (Logbook) เป็นต้น โดยในการใช้งานครั้งแรกที่ยังไม่ได้กำหนดรหัสผู้ใช้งานใหม่ ให้เข้าโปรแกรมโดยใช้รหัส CSMILE และไม่มีรหสผ่าน
4. ลำดับขั้นตอนการขึ้นระบบใหม่ โดยไปที่เมนู “เริ่มต้น->ลำดับขั้นตอนการขึ้นระบบใหม่” เป็นการกำหนดค่าที่จำเป็นต้องใช้ก่อนการขึ้นระบบจริง เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดต่างๆในการใช้งานจริง โปรแกรมได้เตรียมข้นตอนทั้งหมดที่ลูกค้าต้องทำไว้ในหน้าจอเดียวเพื่อให้เกิดความง่ายในการใช้งาน โดยมีหัวข้อดังนี้
4.1. ค่าเริ่มต้นที่จำเป็น เป็นการกำหนดข้อมูลหลักต่างๆ เช่น รหัสแผนก,รหัสสาขา,รหัสเครดิต เป็นต้น เฉพาะที่จำเป็นต้องมีก่อนการบันทึกข้อมูลรายวันต่างๆ แต่ก็สามารถกำหนดข้อมูลหลักอื่นๆเพิ่มเติมได้โดยไปที่เมนู “เริ่มต้น->กำหนดรหัสหลักต่างๆ”
4.2. สินค้าคงคลัง เป็นการกำหนดค่าต่างๆที่ต้องใช้ก่อนขึ้นระบบสินค้าคงคลัง ซึ่งจะกระทบกับอีกหลายระบบ เช่น การบันทึกข้อมูลสินค้า (นำเข้าจาก Text File ได้),กำหนดคลัง,บันทึกสต็อกยกมา,บันทึกราคาขายมาตรฐานของสินค้า เป็นต้น
4.3. ระบบลูกหนี้ เป็นการกำหนดค่าต่างๆที่ต้องใช้ก่อนการขึ้นระบบขายและระบบลูกหนี้ เช่น บันทึกข้อมูลลูกค้า,บันทึกเอกสารตั้งหนี้/ลดหนี้คงค้างยกมา,บันทึกสัญญาราคาขายสินค้า เป็นต้น
4.4. ระบบเจ้าหนี้ เป็นการกำหนดค่าต่างๆที่ต้องใช้ก่อนการขึ้นระบบซื้อและระบบเจ้าหนี้ เช่น บันทึกข้อมูลเจ้าหนี้,บันทึกเอกสารตั้งหนี้/ลดหนี้คงค้างยกมา,บันทึกสัญญาราคาซื้อสินค้า เป็นต้น
4.5. ระบบธนาคารและเช็ค เป็นการกำหนดค่าต่างๆที่ต้องใช้ก่อนการขึ้นระบบธนาคารและเช็ค เช่น กำหนดรหัสธนาคาร,บันทึกบัญชีธนาคาร,รายการเช็ครับ/เช็คจ่ายยกมา,เงินสดยกมา เป็นต้น
4.6 ระบบบัญชี เป็นการกำหนดค่าต่างๆที่ต้องใช้ก่อนการขึ้นระบบบัญชี เช่น กำหนดสมุดรายวัน,งวดบัญชี,สร้างผังบัญชี,บันทึกบัญชียกมา และรูปแบบวิธีการลงบัญชีของรายวันต่างๆ
4.7. Admin เป็นการกำหนดค่าทางด้าน Admin เช่น การกำหนดรหัสผู้ใช้งานเข้าโปรแกรม,กำหนดสิทธิ์การใช้งาน,กำหนดรูปแบบเอกสาร/ฟอร์มเอกสาร (เป็นการกำหนดที่เดียวทุกหน้าจอและก็สามารถเข้าไปแก้ไขในแต่ละหน้าจอได้),กำหนดรูปแบบเลขที่การ running ใบกำกับภาษีขาย เป็นต้น
4.8. ฟอร์มเอกสาร ในโปรแกรมบัญชี Smile Account Charming มีเครื่องมือสำหรับสร้างฟอร์มเอกสาร โดยลูกค้าสามารถออกแบบฟอร์มเอกสารต่างๆ สำหรับทุกหน้าจอรายวัน เพิ่มเติมได้เอง โดยวิธีการใช้งานงานก็จะง่ายๆ คลิกดูหน้าจอออกแบบฟอร์ม
(โดยข้อมูลต่างๆสามารถบันทึกตั้งรหัสใหม่ หรือสามารถสร้างเป็น Text File จากโปรแกรมเดิม แล้วนำเข้ามาในโปรแกรมบัญชี Smile Account ได้ โดยไม่ต้องคีย์ใหม่)